تقديم:
هذا المقال يركز على موضوع واحد الا وهو: كيف ينسجم دور المنسق او كيف يتوافق مع ادوار الرئيس والأمناء؟ ان الاجابة على مثل هذا السؤال تعد مهمة جدا واساسية لنجاح وفاعلية اية مبرة محترفة تريد تقديم خدمات عالية الجودة لمجتمعها.
يذكر أننا قمنا بشرح دور الرئيس والأمناء، يرجى الاطلاع على المقالات المنشورة على موقعنا بهذا الصدد.
1 ـ العلاقة
من الصعب على المرء ان يكون أمينا: لوجود مسؤوليات حقيقية وعقوبات ايضا اذا لم يقم الأمناء بواجباتهم بشكل صحيح. بعض الاشخاص يقومون، بناء على هذه المعرفة، بالذهاب الى المكتب بشكل منتظم، لمراقبة ما يحدث والتاكد من عمل الموظفين والعاملين. وهذا ليس ضروريا، كما انه لا يعد نافعا على الاغلب. اذا كانت توجد علاقة مركزة بين هيئة الامناء والمنسق، فالأمناء سيحصلون على المعلومات التي يحتاجونها من خلال التقرير المرفوع الى اجتماعات الهيئة.
للمنسق دور متناقض ظاهريا. هو يوظف بواسطة هيئة الامناء ويعمل على تحقيق قراراتهم. وفي الوقت نفسه، فإنه لا بد أن يكون مطلعا بشكل افضل حول المبرة واطار عملها، وغالبا ما يحتاج الى نصح وتعليم الأمناء من اجل تنفيذ وتحقيق مسئولياتهم. التناقض الظاهري يمكن أن يحل: لكنه يحتاج الى لباقة ومهارة من المنسق، كما يحتاج الى اتصالات جيدة واحترام ملائم.
2 ـ التخطيط الاستراتيجي
التحكم والادارة
الفارق الموضوعي الذي يميز دائما بين دور مجلس الأمناء ودور المنسق هو أن المجلس مسؤول عن السيطرة والتحكم، بينما المنسق يكون مسؤولا عن الادارة اليومية.
السيطرة والتحكم تخص تعيين الاتجاهات العامة للمبرة، والاتفاق على الاستراتيجية لايجادها. انها صورة كبيرة. مثلا النظام الداخلي لبعض المبرات ينص على أن هدف المبرة هو دعم المرأة والطفولة في لندن، على سبيل المثال، والمجلس يقرر الاهداف الآنية للمبرة من خلال الخطوط العامة، قل مثلا: القيام باعطاء دروس باللغة او التربية. ومن ثم يعمل المجلس على ضوء الاستراتيجية: التمويل، نشر الخدمات، التعاون مع مزودي الخدمات.
بينما الادارة تعمل على تنفيذ هذا الامر، ولهذا المنسق يتحمل المسؤولية لتقديم الطلبات الى الممولين الحقيقيين، ويقوم ببناء العلاقات مع الزملاء والهيئة الصحية، الذهاب الى الاذاعة المحلية للتحدث عن المرأة والطفولة والاماكن التي تقوم بتزويد الخدمات. بالاضافة الى أنه يقوم بادارة الموظفين والعاملين الذين يعملون على تقديم الخدمات.
الخطة الاستراتيجية
وذلك من اجل أن يكون واضحا للجميع ما هية القرارات وكيفية تنفيذها، ولهذا فمن الضروري اعداد الاستراتيجية. هذه الوثيقة تقدم اهداف المنظمة للسنوات الثلاث او الخمس القادمة؛ الغايات التي تشكل الخطوات نحو كل هدف؛ النشاطات التي ستجعل من هذه الغايات ممكنة؛ وتواريخ مستهدفة لكل نشاط. لقد قمنا بتزويدكم بمثال في الصفحة القادمة.
ان دور مجلس الامناء يقتضي تقرير الاهداف والغايات؛ والمنسق هو الذي يمكن أن يكون في موضع افضل ليقترح النشاطات اللازمة.
إن رسم خطة استراتيجية، على أي حال، ليست شيئا يمكن عمله من خلال لجنة؛ وان عمق وعدد القرارات المطلوبة عادة ما تكون كثيرة على جدول اعمال المجلس. احد الحلول هو دعوة الأمناء، الموظفين والمتطوعين ليوم يخصص للتخطيط، حيث يمكنهم مراجعة احتياجات المجتمع ونشاطات المبرة الحالية، ليخرجوا بمقترحات للمستقبل. وبوسع المنسق حينئذ كتابة هذه الافكار كمسودة لمخطط استراتيجية، والتي يمكن للمجلس مناقشتها والاتفاق عليها في أي اجتماع عادي. ولهذا العمل ايجابيات اشراك الجميع في الاحساس بـ " التملك " الذي يجعل الخطة خطتهم، وأنهم هم الذين اتخذوا القرارات لتنفيذها.
فيما يلي نموذج مخطط استراتيجية لمشروع المرأة والطفولة العربية في لندن: الخطة الاستراتيجية 2006 ـ 2009
الاهداف:
تشجيع عدد اكبر من النساء لتعلم اللغة الانكليزية.
الغايات:
تقديم دروس : " الانكليزية للطلاب الاجانب " في المركز.
العمل على دفع الممولين الآخرين للاحساس بحاجات المرأة العربية.
النشاطات:
الحصول على التمويل لمشروع " الانكليزية للطلاب الاجانب".
توظيف المعلمين.
الترويج للدروس.
البدأ بالدروس.
المراقبة والمراجعة.
الاتصال بدائرة " الانكليزية للطلاب الاجانب" في الكليات المحلية المختصة.
دعوة المعلمين في مشروع " الانكليزية للطلاب الاجانب" لحضور الاجتماع.
التواريخ المخططة: الشخص المسؤول:
تشرين الأول 2006 المنسق
كانون الأول2006 مجلس الأمناء
كانون الأول 2006 المنسق
كانون الثاني 2007 المعلم
تموز 2007 المنسق ومجلس الامناء
آذار 2007 المعلم
ايلول 2008 الرئيس
3 ـ الاعداد لاجتماع المجلس
المنسق في اجتماعات المجلس
حضور المنسق رسميا في اجتماعات المجلس، ليس باعتباره عضوا من اعضاء مجلس الأمناء، كما ليس له الحق بالتصويت؛ لكنه يحضر الاجتماع لأجل تزويد الأمناء بالمعلومات ويسندهم لاتخاذ القرارات المبينة.
الموافقة على جدول الاعمال
اذا ما كان للمجلس سكرتيرا من احد الأمناء، فهو الشخص الذي يعد لجدول الاعمال، مع استشارة الرئيس. واذا لم يوجد السكرتير، فمن المحتمل أن يقع الدور على المنسق). وفي كلا الحالتين، من المهم جدا ان تقوم بمناقشة جدول الاعمال. من المحتمل أن الرئيس الى حدما سيقرر بناء على الموضوعات الاستراتيجية بأن المجلس بحاجة الى التوجيه؛ لكنك كمنسق قد تعرف الكثير حول الوقائع الراهنة التي تؤثر على المبرة. ولهذا فمن المنطقي جعل هذا الأمر تعاونيا.
اوراق اللجنة
بالاضافة الى ذلك ربما يطلب منك كتابة اوراق لأجل ارسالها الى مجلس الأمناء فيما قبل الاجتماع. وهذا تمرين جيد لأي لجنة. اذا ما كان الاشخاص يريدون اتخاذ قرارات هامة فيما يتعلق بالموارد، فإنهم بحاجة لوقت كاف من اجل التفكير حول النتائج. وليس من الضروري ان تكون اوراق اللجنة كثيرة وانه من الأفضل ألا تكون مطولة، لكنها ينبغي ان تستعرض القرارات التي يجب ان تتخذ وتبيان كافة الخيارات المطروحة.
وبالطبع فإن جدول الاعمال سيتضمن تقريرا من المنسق. بعض المنظمات تكتفي بطلب تقرير شفهي ليتم تقديمه في الاجتماع. وعلى أي حال، ان من الجيد جدا تقديم التقرير بشكل تحريري، وذلك من اجل التاكد من أن جميع الأمناء يدركون ما يجري في المبرة ويساندونك في عملك. وأنت لست بحاجة للدخول في التفاصيل الكثيرة.
نحن هنا نرفق نموذجا لبعض التقارير المرفوعة من قبل احد المنسقين العاملين في احد المنظمات في بريطانيا:
رابطة موندهام للاجئين: اجتماع المجلس بتاريخ: 8 ـ 5 ـ 2006
تقرير المنسق
امور عامة
كان لدينا شهران مليئان بالفاعلية والانتاجية. كنا قادرين لتوسيع خدمات الترجمة لدينا الى خارج حدود التوظيف، شكر جزيل لتوظيف خمسة من المتطوعين. اثنان من موظفينا اكملا مهمات العمل الأولي وشرعا في العمل بشكل جيد، مع مراقبة منتظمة. واستراتيجية التمويل في تطور حسن.
العمل الارشادي
الشهران الماضيان كانا مزدحمين بالعمل. 252 شخص جاؤوا الى دوراتنا الارشادية، بزيادة 20% نسبة الى المدة الماضية. لا حظنا زيادة في عدد استمارات اللاجئين الفقراء، وأن مقدمي النصائح لدينا اعتبروا اننا لم نستطع ان نقدم لهم ما يكفي. الصفحة الخامسة المدرجة على جدول الاعمال تضع مقترحاتنا لمعالجة هذه المشكلة.
الشبكة
كنت قد دعيت للالتحاق برابطة الاسكان البلدي، والتي ناقشت موضوعات المشردين، السكن البلدي والخاص. كانت تلك فرصة جيدة لابراز وجه مؤسستنا ولتوضيح احتياجات اللاجئين السكنية.
الموظفون
روبينا، الموظفة الادارية، غادرت من اجل وضع حملها في ايلول. سياسة تكافؤ الفرص لدينا تنص على اننا يجب ان نعلن عن حاجتنا لتعيين موظف داخلي بشكل مؤقت اذا ما كان لأكثر من ستة اشهر. انا اقترح ان نقوم بالاعلان في الصحف المحلية وفي مركز العمل.
التمويل
المنحة المخصصة لمشروع تدريب الكومبيوتر ستنتهي في الشهر العاشر. سأقدم أنا ورقة لاجتماع المجلس القادم، لمراجعة المشروع والخيارات المقترحة للمستقبل.
المنسق
............................................................................................ انتهى نموذج تقرير المنسق.
4 ـ العمل مع الرئيس
كمنسق عليك أن تتعرف على جميع الأمناء، لتكن قادرا على تقديم الدعم لهم متى ما احتاجوا الى مزيد من المعلومات عن المبرة. وان علاقة العمل الاقرب لك، على أي حال، ستكون عادة مع الرئيس.
الرئيس المباشر
من المهم جدا وجود وتعيين رئيس مباشر حتى يكون واضحا للجميع موضوع اتخاذ القرارات. ليس من الصحيح أن يكون هناك عشرة امناء يعتقدون جميعا أن من حقهم اصدار الأوامر للمنسق ليعمل وفق ما يرغبون. وعندما يكون هناك رئيس مباشر فإن بقية الأمناء سيكون بوسعهم رفع أي اسئلة او اهتمامات اليه مباشرة، ولهذا فإنه سيتم التعامل مع أي مشكلة بشكل فعال. وعادة ما يقوم الرئيس بدور الرئيس المباشر للمنسق. وهذا ليس اساسيا، على أي حال؛ مثلا، اذا ما كان يوجد أمين آخر لديه تجارب ادارية اكثر، او لديه وقت اضافي اكثر، فإن دور الرئيس المباشر يمكن أن يعطى لهذا الشخص.
المراقبة
بسبب عدم تواجد الرئيس في مكتبه معظم الأوقات، فإن من الضروري ايجاد نظام للدعم والمراقبة، وان افضل وسيلة هي ايجاد جلسات مراقبة من شخص لآخر. وهذه تعطي الفرصة للمنسق ليقدم تقريرا مفصلا حول ما يجري، ويطلب دليلا حول المواضيع المعقدة؛ كما تعطي الفرصة للرئيس ليتأكد عن كيفية برمجة العمل لتنفيذ الخطة الاستراتيجية. ان جلسة مراقبة معهودة ربما تغطي خطة عمل المنسق(خطة سنوية شخصية مبنية على اساس الخطة الاستراتيجية)، تناقش كيفية التعامل مع احد الموظفين، تقديم تقرير حول موضوع معين بشأن اجتماع خارجي، والموافقة على تحديد موعد الاجازة السنوية التي سيأخذها المنسق.
المراقبة يجب أن تدعك تشعر بأنك مسند بشكل جيد من قبل الرئيس والأمناء، وايضاح المتوقع منك. ان جلسات المراقبة يجب أن تكون بالشهر مرة. وبالاضافة الى ذلك، ينبغي ايجاد نظام تقييم سنوي يستطيع النظر الى الوراء والمراجعة لمدة عام كامل ويضع اهداف خاصة للسنة القادمة.
تقسيم العمل
بالاضافة الى هذا، ستحتاج للاجتماع وللحديث وبشكل منتظم من اجل التقرير حول كيفية طرح الموضوعات التي تتطابق مع مسؤولياتك. وأحيانا ربما يطلب احد الممولين التحدث الى الرئيس والمنسق ايضا؛ وربما يكون من الضروري لشخص ما ان يكتب الى الصحف المحلية، او يتحدث في اجتماع معين. وعندما تعطى الوظائف من خلال شخص آخر فمن المفيد جدا مناقشة المحترف بانفتاح. وربما يكون من الافضل للمنسق أن يتعامل مع الاعلام، والرئيس يتعامل مع الممولين، مثلا.
مراعاة الحدود
تواجه العاملين، احيانا، مشكلات،خصوصا في المبرات الصغيرة وحين يأخذ نفس الاشخاص عدة ادوار في المؤسسة. من المفيد جدا هنا ان يكون الجميع على وضوح تام فيما يتعلق بأدوارهم، ويتذكرون أية " قبعة " يرتدون.
الأمناء كمتطوعين
في بعض المبرات، الأمناء غالبا ما يأتون الى المكتب ويتصرفون كمتطوعين: يلتقون بالزبائن، يقدمون المساعدة الادارية وما شابه ذلك. وهذا يعد،غالبا، امر اساسي لاي مبرة لكي تبدأ وتقدم خدماتها.
وعندما يعمل الأمين كمتطوع في المكتب، فإنه لا يمتلك اية حقوق او صلاحيات اكثر من أي متطوع آخر. انه سيكون في اللحظة الراهنة كأي متطوع عادي. ( تذكر ايضا ان اولئك الأمناء لا يستطيعون التصرف بمفردهم، فقط كمجلس). وكمنسق لديك مسؤولية ادارة المتطوعين، وكذلك كل من يكون أو يريد ان يكون أمينا. وربما ستكون بحاجة الى الاشارة الى هذا بشكل فني اذا ما وجدت اية تداخلات.
أمين الصندوق
لأمين الصندوق دور خاص في المكتب، بناء على واجبه في رفع التقارير فيما يخص الوضع المالي الى المجلس، والتأكد من تطابق السياسة المالية. وهذا يعني العمل بصورة اكثر قربا مع أي احد يقوم باعمال مالية في المكتب. ومع ذلك فإن أمين الصندوق ليس رئيسا مباشرا للعاملين في القسم المالي. اذا ما وجدت اية مشكلات، فإنه بحاجة لتبيانها ويشرح كل ذلك للرئيس المباشر.
الأمناء والسرية
اذا كانت مبرتكم تقدم خدمات الارشاد والنصيحة للناس، فإنها من المحتمل تكون قد تعهدت بالسرية للزبائن. السرية بشكل عام تعني أن امرا يكون سريا للمكتب، وليس للشخص مقدم النصائح. وعلى أي حال، الاسس العامة هي انه لا يجوز لأحد أن يطلع على تفاصيل الناس(المستفيدين) الا اذا كان الأمر يتطلب ذلك. انه لمن المفيد جدا المناقشة مع الامناء حول كيفية التعامل مع هذا الموضوع، ليتفهموا ويدركوا اهمية السرية.
ادوار ومسؤوليات الرئيس
ادوار الأمناء
